为广泛听取群众意见和建议，加强所领导及各部门与广大职工的沟通和联系，营造“民主、团结、向上”的浓厚氛围，促进我所科研和管理工作不断取得新进展，经研究决定，特设立所长信箱。现将有关事宜通知如下：
　  一、工作机制
　  所长信箱设在我所老园区南北两个生活区，南区设在16号住宅楼西面入所通道的宣传栏处，北生活区设在门卫值班室北墙上。所长信箱管理人（综合处凤文钊同志）负责开启信箱并按工作程序进行办理。反映具体意见的尽可能署真实姓名及联系方式，以便进行沟通和了解，并及时反馈相关意见的处理结果。
　  二、职责范围
　  （一）受理对研究所改革和发展等重大方针政策的意见和建议。
　  （二）受理对违反党纪政纪行为的群众意见。
　  （三）受理对机关、支撑及科研一线等各部门工作的意见和建议。
　  （四）受理群众反映的其他各类意见及建议。
　  三、管理程序
　  （一）实行专人管理原则。所长信箱管理人员每周二和周四两次开启信箱，对各类信件进行分类整理，署收件人姓名的直接交予收件人处理。
　  （二）未署收件人姓名的信件，所长信箱管理人员负责进行启封和归类，并将相关事宜向主管所领导呈批和转办，及时进行跟踪和督办。
　  （三）根据所领导的批示意见，属于政策明确规定的问题，应在收到信函2个工作日内给予答复；需要协调处理的问题，应在收到信函5个工作日内处理并答复。因特殊情况在规定时限内不能处理完毕的，要主动说明原因。
　  四、工作要求
　  （一）提高认识，加强领导。各部门要充分认识设立所长信箱的重要性，由部门第一负责人作为第一责任人，重大事项要亲自过问，亲自处理，给群众以满意的答复。
　  （二）规范受理，文明服务。各有关部门要坚持“民主、和谐、团结”的理念，建立健全各项管理制度，实行有问必答和全过程服务，要以诚心、细心和耐心处理好每份信件，真正做到按章办事、有问有答、及时反馈。
　  （三）加强协作，抓好落实。在受理信件处理工作中，有关部门在认真处理好涉及本部门重大事项的同时，要树立全局意识，与其他部门通力合作、密切配合，加强信息沟通与交流。特别是对非本部门职责范围内的投诉意见，要及时与相关部门沟通，做好解释说明工作。
　  （四）注意保密，强化督办。所长信箱管理人既是信箱的开启人，也是对各类投诉意见办理部门的跟踪和督办人，责任重大，一定要做好保密和督办工作。

　  欢迎全所广大干部职工建言献策，我们将广泛收集各方面意见和建议，接受广大干部群众对我所各项工作的监督和检查，所内将认真进行整理、研究、分析和处理，及时通报处理意见，并制定切实可行的整改措施，促进我所各项工作又好又快发展。

　　 二○○九年三月十一日